15 טיפים לארגון הגוגל דרייב שלכם

15 טיפים לארגון הגוגל דרייב שלכם

  1. השתמש במוסכמות שמות עקביות
  2. התארגנות לתיקיות ותיקיות משנה
  3. משנה השתמש בתיאורי קבצים ותיקיות
  4. צור תיקיית אב לכל שנה
  5. תיקיות קוד צבע
  6. נסה מערכת מספור
  7. הוסף סמלים ותווים מיוחדים
  8. נסה Hashtags
  9. נסה סביבות עבודה של כונן Google
  10. הוסף קבצים למספר תיקיות
  11. השתמש בחיפוש מתקדם
  12. השאיר 'משותף איתי' לבד
  13. – הוסף לכונן – לארגון קבצים משותפים
  14. בחר שיטה בצעה אותה בעיקיות
  15. שכירת שירותים של מומחה לארגון מידע בענן

במאמר הזה תלמדו עח 15 טיפים לארגון הגוגל דרייב שלכם.

מה זה גוגל דרייב?

כונן גוגל (גוגל דרייב ) הוא ליבו של G Suite. כונן Google מאפשר לכם לאחסן את הקבצים שלכם בצורה מאובטחת ולגשת אליהם מכל מכשיר, כמו גם ליצור, לפתוח ולערוך את הקבצים שלכם.

וידוי אישי 😇, יש לי עשרות אלפי קבצים המאוחסנים בכונן שלי ומתמודדים עם שמירה על כולם מסודרים.

למרבה המזל, ל- Google Drive יש חווית משתמש נפלאה אשר בא לידי ביטוי ביכולת חיפוש מדהימה שחוסכת לי המון זמן.

אבל האם ידעתם שאתם יכולים לעשות דברים כמו סימון צבעים של תיקיות, להוסיף אמוג'ים🤔, תגיות hasht # או לשכפל ולהוסיף את אותו הקובץ למספר תיקיות?

יש כל כך הרבה תכונות נהדרות של Google Drive שיכולות לחסוך זמן ולעזור לכם, לתלמידים או לעובדים שלכם לעבוד ביעילות רבה יותר.

אם כונן Google שלכם ​​הוא כמו איזור מלחמה עם כאוס מוחלט, יש לי 15 טיפים שיעזרו לכם!

המאמר זה זמין גם כשירות ייעוץ לעסקים באמצעות GOOGLE MEET. אל תהסס לפנות אלינו, לקרוא את כולו, או גם וגם!

15 דרכים לארגון כונן הגוגל דרייב שלכם באהבה מאת
GPR DIGITAL AGENCY JERUSALEM

15 טיפים לארגון כונן ה Google DRIVE שלכם

שמירה על דברים מסודרים בכונן Google עוזרת לחסוך לי זמן ושפיות.

כונן Google הוא המקום בו אני מאחסנת הכל, כולל לא רק את סוגי הקבצים שלי בגוגל כמו Docs and Slides, אלא גם אני מעלה וגיבוי קבצים אחרים כמו הפודקאסטים והתמונות שלי.

לא רק מורים אוהבים להתארגן, אז הנה 15 שיטות לארגון הכונן בגוגל דרייב!

(שימו לב, טיפים אלה מתייחסים לגירסה הדסקטופ של Google Drive, אך רוב הטיפים יפעלו באופן דומה בנייד.)

1. השתמשו בכינויי שמות עקביים ועידת

שם הוא האופן בו אתם שמים את הקבצים שלך.

זוהי המלצה על מהאסקולה הישנה (אולדסקול), אך עדיין שימושית. למרות שכונן Google יאפשר לך לתת שם לקבצים שלך ככל שתרצה, חשוב להיות עקביים.

שמורו את שמות הקבצים קצרים אך בעלי משמעות עבורך ועבור תלמידיך. אמנת שמות עקבית תעזור לנקות את כונן Google שלנו.

לדוגמה, כשמתן שמות למסמכי תכנית שיעורים, השתמש באותן מוסכמות שמות כדי להקל על החיים.

דוגמה: שימו לב, לא כללתי "וגם" לא בגלל שזה לא בסדר, אלא כדי לשמור על זה קצר ופשוט. אין צורך במלים זרות.

ברוב המקרים, אין סיבה לכלול את שם סוג הקובץ מכיוון ש- Google Drive יאפשר לך לראות את סמל הקובץ ולסנן לפי סוגי קבצים, כמו מסמכים, שקופיות וכו '.

אם עליכם להוסיף תאריך, כולל חודש, יום ושנה. עם זאת, זכור כי כונן Google יאפשר לך לראות את הפעם האחרונה שפתחת או ערכת קובץ, ולכן יתכן והוספת תאריך אינה נחוצה. הוספתי את זה למעלה כהערה לעצמי לתאריך בו העברתי את השיעור.

אם אתם צריך לקצר, אני ממליץ להשתמש באותיות גדולות כדי לעזור לך לזכור.

גוגל ברירת מחדל להציג את הקבצים שלך בסדר אלפא, כך שזה גם עוזר לך לראות את הדברים בצורה ברורה יותר לעומת שמות אותם בגרסאות שונות של אותה כותרת.

כמובן, זכור זאת כשאתה מקצה קבצים בכיתה של גוגל מכיוון שכיתת גוגל תתן שם לקובץ של כל תלמיד אותו דבר ותוסיף את שמו לסוף הכותרת.

בשורה התחתונה, בחרו במערכת שמתאימה לכם ותישארו בה!

2. ארגן לתיקיות ותיקיות משנה

לאחר שתקבעו את מוסכמות השמות שלכם, תרצה לארגן דברים לתיקיות ותיקיות משנה.

כדי לראות את רשימת התיקיות הנוכחית שלך, לחץ על החץ הנפתח לצד "הכונן שלי." מכאן, אתה יכול בקלות ללחוץ ולגרור קבצים לתיקיות.

אם אתם מתארגים תוך כדי, אתם יכולים פשוט ללחוץ על סמל התיקיה מהיישום כדי להעביר את הקובץ לתיקיה.

כדי ליצור תיקיה חדשה מכונן Google, לחצו על הכפתור "חדש" ואז בחרו "תיקיה".

לאחר מכן תתבקשו לתת שם לתיקיה שלך. זכורו להשתמש בשיטת שמות עקבית שלכם.

הקפד לשים לב למה שבחרת לפני שאתה יוצר את התיקיה.

אם אתה רוצה את זה ברמה העליונה (כפי שנראה למעלה), בחר "הכונן שלי", ואז צור את התיקיה.

אם ברצונך ליצור תיקיית משנה (תיקיה בתיקיה), בחר תחילה את תיקיית האב. זה יחסוך לך זמן לחיצה וגרירה של דברים מסביב.

3. השתמש בתיאורי קבצים ותיקיות

האם ידעתם שכונן Google מאפשר לכם להוסיף עוד יותר מידע לקבצים והתיקיות שלך?

באפשרותך להציג את הפרטים והפעילות הקשורים לקובץ או לתיקיה על ידי בחירה ראשונה של הקובץ / תיקיה, ואז לחץ על הסמל "הצג פרטים" שלצד ימין למעלה.

כאן אתם מוסיפים מידע נוסף, תיאור מפורט יותר, הערה לעצמך, או כל מה שאתה צריך. זה גם הופך את הקובץ לחיפוש יותר.

4. צור תיקיית

אב לכל שנת לימודים מורים רבים אוהבים ליצור תיקיות אב לכל שנת לימודים. מכיוון שרוב המורים נמצאים במחזור של שנת לימודים, הדבר מסייע לכם בארגון הקבצים והתיקיות של כל שנה.

לאחר מכן תוכל להוסיף תיקיות משנה לנושאים אחרים, שיעורים וכו '.

5 הוסיפו קצת צבע לתיקיות שלכם בדרייב 🔵🟢🟡

הוספת צבע לתיקיות שלך יכולה לעזור לך לזהות חזותית קבצים חזותית יותר ולתת לך דרכים

נוספות לארגן את כונן Google שלך.

כפי שניתן לראות בתמונת המסך שלמעלה ומתחת, התיקיות צבעוניות. זה לא רק שמושך יותר ויזואלית מאשר אפור ישן רגיל, אלא שאתה יכול להקצות משמעות לצבעים ספציפיים.

כדי לשנות את צבע התיקיה מ- Drive.

  1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני (או לחץ על הלחצן) על התיקיה
  2. עבור אל "שנה צבע"
  3. בחר את הצבע מהפלטה.

אולי אתה באמת אוהב קידוד צבע וצבע את כל התיקיות שלך, או שאתה יכול להיות יותר כמוני ופשוט להוסיף צבע לתיקיות שלך. התיקיות החשובות ביותר, כך שהן בולטות.

שוב, בחרו את הסגנון והשיטה המתאימים לכם.

6. נסה מערכת מספור

מספור הקבצים והתיקיות שלי עזר לי לשמור על התיקיות החשובות ביותר שלי בראש הכונן שלי, לא משנה איך קוראים להם.

עכשיו השוו צילום מסך זה לתצלום שלמעלה בו השתמשתי רק במילים. על ידי הוספת המספר, כעת אוכל להראות את הקורסים/המאמרים שלי בסדר (ואת תבנית הבלוג שהקצתי;)).

השתמשתי גם במספרים כדי לעזור לי להשיג את התיקיות החשובות ביותר שלי בראש הכונן שלי כדי שאוכל להגיע לשם הוא לחיצה אחת בלבד.

7. הוסף אמוג'י ותווים מיוחדים

הוספת אמוג'ים? תווים מיוחדים ✿/🌵💡🐝 יכולים להוסיף קצת כיף נוסף לקבצים ולתיקיות שלכם, והתלמידים שלך יאהבו גם את זה!

אימוג'ים יכולים לתת לך ולתלמידים שלך רמז חזותי, ולעזור לקוראים המתעוררים והמתמודדים וללומדי השפה האנגלית לעבד את המידע.

יש המון דרכים למצוא ולהעתיק אמוג'ים לכותרות הקבצים והתיקיות שלך. אחד המשאבים המועדפים עלי לכך הוא אמוג'יפדיה, שם אוכל לחפש ולהעתיק אמוג'ים במהירות בשולחן העבודה. יש גם הרבה תוספות כרום ומקומות אחרים שתוכלו למצוא אימוג'ים.

מקור נהדר נוסף שלמדתי עליו הוא http://emojipediaemojipedia.org/, שם תוכלו למצוא סמלים, אמוג'י ותווים מיוחדים אחרים כדי לתבל את הארגון שלכם. (הדגש את הדמות שאתה רוצה, והעתק והדבק לאן שאתה רוצה שהוא יעבור.)

טיפ 1#. אתם יכולים להשתמש ברעיון זה גם באפליקציות אחרות בייחוד ב Google Keep – הערות ורשימות – ! נסה להוסיף אמוג'י לכותרות ההקצאה וההוראות שלך.

טיפ 2#. מקש הלוגו של Windows +. (פרק זמן).

8. נסו השתגים Hashtags#

דרך נוספת לעזור לארגן את הקבצים והתיקיות שלך היא להשתמש ב- hashtags כפי שאנו משתמשים במדיה החברתית. אלה יכולים להיות מילים או מספרים, כמו #msbell או # 001.

אסטרטגיה זו עשויה להיות מוגזמת אם תשתמש בה לכל דבר, אך היא יכולה להיות דרך להתאים אישית את הקבצים שלך. השתמשתי ב- hashtags לקבצי אירועים שיש להם hashtags, כמו #edcamp.

יתכן שתמצא שימושי זה למספור המטלות שלך. הוספת הסמל # עוזרת לקבץ את המספרים בצורה ייחודית, לכן כשאתה מחפש אתה לא מקבל כל מה שיש בו את המספר אחד, רק # 001. זוהי אסטרטגיה עליה אני ממליץ לנקוב בשמות של מטלות בכיתה של גוגל, אשר בתורה תתן שמות לקבצים והתיקיות הקשורים לגוגל.

"בקרוב באתר "ראו גם: 7 טיפים לתחילת העבודה עם כיתת Google.

9. נסו את סביבות עבודה של כונן Google

נצלו את דף המועדפים (my favourite) החדש של Google Drive וסביבות עבודה מותאמות אישית שלכם כדי לארגן טוב יותר את הדרייב שלך לעבודה שלכם.

חפשו את "עדיפות" שתופיע מעל "הכונן שלי."

אתה יכול להפוך את דף הפריוריטי לבית ברירת המחדל שלך על ידי מעבר להגדרות Google Drive שלכם.

הפריוריטי (Priority) משתמשת בלימוד מכונות כדי לנסות לחזות לאילו קבצים תזדקק להמשך ולהנגיש את הקבצים שבראש העמוד.

מתחת למועדפים אתם תראו גם סביבות עבודה. סביבות עבודה מאפשרות לכם ליצור אוסף קבצים במיקום אחד.

השתמש בסביבות עבודה כדי לארגן קבצים מבלי להזיז אותם.

"דף הפריוריטי גם מארגן קבצים לסביבות עבודה. אלה מאפשרים לכם לאסוף קבוצה פרטית של קבצי עבודה לגישה נוחה ומתמשכת. הוספת קבצים לסביבת עבודה אינה משפיעה על מיקום האחסון או על ההרשאות שלהם- זה רק פול/מקבץ קבצים (חח עברית שפה דלה🤭) כדי לעזור לכם למצוא אותם מהר יותר.

המחקרים והניסיון שלנו מראים שרוב המשתמשים עובדים רק עם בערך 10-20 קבצים בכל זמן נתון. סביבות עבודה עוזרות לוודא שתוכל להגיע לקבצים אלה בצורה יעילה יותר. כדי לבנות את סביבת העבודה שלך, אתם יכולין להשתמש בהצעות הקבצים החכמות של Drive או להוסיף קבצים באופן ידני.

בסביבות עבודה תוכלו גם לראות הצעות אינטליגנטיות של תוכן קשור לקבוצה ביחד לקבלת גישה קלה יותר – כמו קבצים מרובים הקשורים לאותו פרויקט.

אז אתם יכולים גם ליצור (work space) מרחבי עבודה מותאמים אישית משלך, תוך איסוף כל קבצים שיש לכם גישה אליהם, כולל תוכן המאוחסן בכונן שלי ובכונני ששיתפו אתכם.

צור סביבת עבודה חדשה מדף עדיפות.

לחלופין, אתה יכול ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל קובץ ולבחור "הוסף לסביבת עבודה" כדי לקבץ דינמיות קבצים בזמן העבודה.

10. הוסיפו קבצים למספר תיקיות

כשאתם מארגן את כונן Google שלם ​​לתיקיות, זה יכול להיות קשה להחליט היכן לשמור קבצים מסוימים. לדוגמה, האם הטיוטה של ​​פוסט בלוג זה תעבור בתיקיית "הבלוג" שלי או בתיקייה "הטיפים של גוגל" שלי?

תיקיות קבצים דיגיטליות בדרך כלל מדמות את הדרך הישנה ומבוססת על נייר. עם תיקיות בכונן Google אתם יכולים לעשות יותר!

באפשרותם להוסיף קבצים למספר תיקיות מבלי שתצטרכו ליצור עותקים. זה מאפשר לתיקיות לפעול כמו תגיות או קטגוריות, וזה ממש, אבל ממש שימושי.

כדי להוסיף קובץ למספר תיקיות מכונן Google,

  1. לחצו לחיצה אחת על הקובץ בכונן Google
  2. ואז השתמש בקיצור המקשים, "Shift + Z."
  3. מוקפץ ייפתח ויאפשר לך "להוסיף קובץ זה לתיקיה אחרת.

11. השתמשו בחיפוש המתקדם כדי למצוא כל דבר בכונן Google

גם כשאתה לא השימוש הכי מאורגן ב- Google Drive, אתה יכול לסמוך על יכולות החיפוש כדי למצוא משהו!

אתה יכול לבצע חיפוש פשוט, או ללחוץ על החץ הנפתח מתיבת החיפוש לקבלת אפשרויות חיפוש מתקדמות יותר. ניתן לסנן לפי סוג קובץ, בעלים, מילות מפתח, תאריכים ועוד!

כדי ללמוד כיצד להפיק את המרב מהתכונות, עיין בפוסט זה: 7 דרכים למצוא משהו בכונן שלך ב- Google.

12. השארו את "משותף איתי" לבד

החלק "משותף איתי" בכונן Google הוא רק צבירה של קבצים ששיתפו אתכם בדרך כלשהי.

משתמשים רבים רוצים לנקות את החלק הזה, אבל אני ממליץ למורים/ אדמינים פשוט להשאיר את "משותף איתי" לבד. אלה לא הקבצים שלך. חשוב על זה כמו עדכון שמראה לך לאילו קבצים יש לך גישה שאינם שלך.

אם אתם מתחילים למחוק קבצים, לעתים קרובות זה עלול לגרום לבעיות עבורכם או עבור משתמשים אחרים, לכן העצה הטובה ביותר היא פשוט לקבל את זה למה שהוא.

עם זאת, יש דרך להוסיף קבצים אלה לתיקיות משלך. (עיין בטיפ למטה.)

13. השתמש ב"הוסף לכונן "כדי לארגן קבצים ותיקיות

משותפים למרות ש"שיתף איתי" אולי לא יפה ומסודר כרצונכם, יש דרך להוסיף קבצים אלה לכונן שלך. וארגן קבצים בתיקיות שלך.

כאשר הקובץ המשותף פתוח, תראה סמל Drive בסמוך לפינה השמאלית העליונה.

אפשר לראות למעלה משמאל כיצב ניתן לארגן מסמכים בעת
כתיבתם היישר אל הספריה שבא אתם רוצים לאחסן
את אותו המסמך/גליון שאתם עורכים

לאחר שתלחצו על סמל זה, הקובץ יתווסף לכונן Google שלכם ​​ותוכלו לארגן אותו לתיקיה. (הערה: זה לא עושה עותק. זה רק נותן לך גישה לקובץ בכונן שלכם.)

אתם יכולים גם להוסיף את הקבצים בקטע share with me "משותף איתי" ב- Google Drive על ידי לחיצה ימנית על הקובץ ובחירה "הוסף לכונן." או בחרו את הקובץ ולחצו על הסמל "הוסף לכונן" מהתפריט.


אני מקווה שהטיפים האלה יעזרו לכם לשמור על כונן Google שלכם בצורה מסודרת יותר, וודאו לשתף את את כולם עם הטיפים האלה! יש לך טיפ לחלוק? השאירו תגובה עם הטיפים המועדפים עליכם ב- Google Drive!

אפליקציות לפנאי וצרכנותאפליקציות לעסקים ופרודוקטיביות
צרכנות
Blogger
Google Finance
Earth
מפות Google
Picasa
סרגל הכלים של Google
חיפוש Google
יומן Google
עורכי Docs
Books
קבוצות Google
YouTube
Trends
Android
אתרים
Google Chrome
Google Drive
Google Voice
Google Translate
מערכת ההפעלה של Chrome
Google TV
Google Play
Cloud Print
המפות שלי
חנות האינטרנט של Chrome
Travel
Google Fiber
Nexus
מודעות
Hangouts
Nik Collection
Chromecast
Snapseed
Google Keep
Starbucks WiFi
Google Fi
Waze
Wear OS by Google
Google Fit

Chromecast built-in
תמונות Google
Android Auto
Android TV
Google For Families
Google Camera
Google Wifi
ממליצים מקומיים
YouTube Music
YouTube Studio App Help Center
Google Duo
Datally
YouTube Go
Google Nest
YouTube TV
Google Clips
Pixel Phone
Opinion Rewards
Daydream
Google Assistant
Files by Google
CS First
Pixelbook
Messages
Reserve with Google
אפליקציית 'טלפון'
Gboard
אנשי קשר
Google One
Google Pay
Tasks
Google News
Google Accessibility
Science Journal
Google Shopping
Stadia
Google Food Ordering
Payment Processors
עסקים
Google Ads Editor
G Suite Admin
Books
Search Console
Programmable Search Engine
בעל אתר חדשות
Ad Grants
YouTube Kids Parental Guide
Google Store
Chromecast built-in
תמונות Google
Android Auto
Android TV
Google For Families
Google Camera
Google Wifi
ממליצים מקומיים
YouTube Music
YouTube Studio App Help Center
Google Duo
Datally
YouTube Go
Google Nest
YouTube TV
Google Clips
Pixel Phone
Opinion Rewards
Daydream
Google Assistant
Files by Google
CS First
Pixelbook
Messages
Reserve with Google
אפליקציית 'טלפון'
Gboard
אנשי קשר
Google One
Google Pay
Tasks
Google News
Google Accessibility
Science Journal
Google Shopping
Stadia
Google Food Ordering
Payment Processors
צרכנות
Blogger
Google Finance
Earth
מפות Google
Picasa
סרגל הכלים של Google
חיפוש Google
יומן Google
עורכי Docs
Books
קבוצות Google
YouTube
Trends
Android
אתרים
Google Chrome
Google Drive
Google Voice
Google Translate
מערכת ההפעלה של Chrome
Google TV
Google Play
Cloud Print
המפות שלי
חנות האינטרנט של Chrome
Travel
Google Fiber
Nexus
מודעות
Hangouts
Nik Collection
Chromecast
Snapseed
Google Keep
Starbucks WiFi
Google Fi
Waze
Wear OS by Google
Google Fit
YouTube Kids Parental Guide
Google Store
Google Ads
Google Cloud
Studio
לעבוד חכם יותר BEESMARTGPR שיווק דיגיטלי ויצירתיות מחשבתית
כל הכלים של גוגל

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *